http://www.eventum.ru/company/?do=articles

Заполняемость зала

Как-то раз, один из наших Клиентов для проведения мероприятия для своих партнеров выбрал зал - нечто вроде кинотеатра. В зале было около 150 посадочных мест и мы ожидали около 120-170 участников. Другими словами у нас либо не было свободных мест вообще - т.е. каждое место должно было быть занятым, либо свободных мест было около 15-20%.

Место обладало рядом уникальных достоинств, выбор был оправдан. Как кинотеатр этот зал тоже было отличным. Но с точки зрения размещения посадочных мест для такого типа мероприятия - помещение было просто кошмарным. Это был один блок из стульев, один вход, проход справа от блока стульев и очень узкий проход слева, задний ряд примыкал вплотную к стене, т.е. прохода сзади не было.

Это довольно экстремальный пример, который хорошо иллюстрирует, как решать задачу размещения участников. Вот как мы решили эту задачу.

Первые ряды были выделены для VIP-участников, на каждое место был приколот листок с именем участника. Таким образом, когда приходил человек, указанный в списке как VIP, его предупреждали, что для него зарезервировано место в начале зала и он сам легко находил свое место. Первые 2 ряда заполнились.

Мы поставили человека с ленточкой от входа до ближайшего к президиуму свободного ряда. Ленточка ограждала задние ряды, участники не могли сами сесть и подходили к нашему сотруднику. Тот предлагал место в ближайшем ряду и по мере заполнения продвигался к последним рядам. Новый ряд открывался для рассадки только тогда, когда предыдущий был полностью заполнен.

Если участники не хотели садиться на 3, 5, 7 ряд, они могли попить кофе в фойе и вернуться позже. Когда основная часть зала была заполнена, предпоследние два ряда заполняли опоздавшие к началу участники, а наш сотрудник занял последний ряд, где и провел все время заседаний конференции. На этот ряд мы просили никого не садиться.

Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как последнего ряда - не было. У участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:

- пройти перед президиумом во время выступления

- попросить встреть весь ряд, чтобы пройти к выходу.

Благодаря тому, что мы оставили один ряд свободным, участники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).

Что случилось бы, если бы мы этого не сделали.

Поскольку каждый справедливо думает в первую очередь о своем удобстве, то участники занимали бы места хаотически но с некоторыми общими предпочтениями - популярностью пользовались бы места с краю у прохода и ближе к последним рядам. С этих мест удобнее тихо и незаметно выйти в случае, если выступления не очень интересные, если звонят по мобильному телефону или по другим срочным личным причинам. Кроме этого с этих мест видна вся аудитория, что воспринимается, как более безопасная позиция.

Первые ряды были бы относительно пустыми, так как не все любят сидеть близко к экрану, докладчики обращают более пристальное внимание, нельзя в пол голоса обсудить что-то с коллегами. Если придется выйти - все это увидят, что многих смущает. Вот как мог выглядеть зал при такой рассадке.

Ближе к началу мероприятия и после начала мы бы столкнулись с тем, что в середине зала есть свободные места. Причем их могло быть довольно много, но опоздавшие участники стоят у задней стенки или в проходе у входа, так как стесняются во время выступления поднять 10-15 человек, чтобы пройти к свободному месту. *Парадоксальная, казалось бы ситуация - есть места, но многие участник продолжают стоять, создавая неуютную атмосферу неорганизованности.

Я надеюсь, что вам не достанется зал, организованный как на этой схеме. Тем не менее, данные советы будут полезны, если вы организуете зал в стиле "театр" или "класс"